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VIDEO: Briefe und Anschreiben

VIDEO: Briefe und Anschreiben

Die Video-Aufzeichnung vom Live-Webinar “FundraisingBox – Dokumenten-Manager” ist im Kasten und steht Ihnen ab sofort zur Verfügung. An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal recht herzlich bei den vielen Teilnehmern und das positive Feedback bedanken.

 

Organisationen versenden täglich viele verschiedene Arten von Dokumenten: Dankesschreiben, Spendenquittungen, Infobriefe und vieles mehr. Erstellen und versenden Sie mit wenigen Klicks Briefe und Anschreiben direkt in Ihrer FundraisingBox.
Bei Fragen zum neuen Feature schauen Sie gerne in unserem Hilfe-Center vorbei.

Preview: Briefe und Anschreiben erstellen

Preview: Briefe und Anschreiben erstellen

Weihnachten steht vor der Tür und Vorfreude ist bekanntlich die schönste Freude: Ab Januar 2017 haben Sie die Möglichkeit, direkt in Ihrer FundraisingBox Briefe und Anschreiben zu erstellen.

Organisationen versenden täglich viele verschiedene Arten von Dokumente: Dankesschreiben, Spendenquittungen, Infobriefe und vieles mehr. Wir freuen uns Ihnen mitzuteilen, dass Sie die Erstellung zukünftig ganz einfach und bequem in Ihrer FundraisingBox erledigen können. In der Praxis bedeutet das für Sie: Kein unnötiges exportieren der Spenderdaten, um z.B. einen Serienbrief zu erstellen oder mühsames Zusammensortieren von Spendenquittungen und zusätzlichem Anschreiben.

Erstellen Sie einfach Ihr Briefpapier in der FundraisingBox oder laden Sie Ihr bestehendes hoch. Anschließend hinterlegen Sie verschiedene Templates, ähnlich wie bei den E-Mail-Templates, die allen notwendigen Text und Variablen enthalten. Selbstverständlich sind diverse Formatierungen wie Fett oder Kursiv, unterschiedliche Schriftgrößen und Farben möglich. Alles was Sie benötigen, um Ihre Dokumente nach Ihren Wünschen zu gestalten.

Sie möchten Ihre Spendenquittungen inklusive Dankesschreiben in Ihrer FundraisingBox erstellen und ausdrucken? Freuen Sie sich auf den neuen „Dokumenten-Manager“ im Januar 2017.

FundraisingBox Webinar FundraisingBox Dokumenten-Manager

Die technische Umsetzung ist bereits abgeschlossen und wir befinden uns in der finalen Testphase. Um unseren Kunden den Einstieg zu erleichtern und die vielfältigen Möglichkeiten persönlich vorzustellen, findet zum Release ein Live-Webinar am Donnerstag, den 12.01.2017 um 11 Uhr statt.

Erfahren Sie, wie Dokumente und Templates erstellt und genutzt werden können und wie Sie über die neue Funktion Spendenquittungen erstellen. Melden Sie sich jetzt kostenlos an und nutzen die Möglichkeit, um die neuen Funktionen kennenzulernen und Ihre Fragen zu stellen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

Unternehmensanschrift bei Mitarbeitern sichtbar

Unternehmensanschrift bei Mitarbeitern sichtbar

Das Beziehungsmanagement zwischen Mitarbeitern und Unternehmen wurde vereinfacht: Die Unternehmens-Haupt-Anschrift wird nun direkt bei den Mitarbeitern in der FundraisingBox angezeigt und steht bei einem Personen-Export beim jeweiligen Mitarbeiter ebenfalls zur Verfügung.

Visitenkarte
Alle wichtigen Daten zum Spender finden Sie in der Personenansicht links in der Visitenkarte. Bei Mitarbeitern eines Unternehmens sehen Sie jetzt auf einen Blick auch die Unternehmensanschrift, ohne das Unternehmen direkt aufrufen zu müssen.

FundraisingBox Mitarbeiter-Visitenkarte

Unternehmensanschrift in der Mitarbeiter-Visitenkarte

Export
Sie möchten beispielsweise an persönlich selektierte Spender (per Tag oder Smart-Suche) ein Brief-Mailing versenden. Als Empfänger enthält die Liste nicht nur private Spender, sondern auch Mitarbeiter von Unternehmen. Für einen Serienbrief benötigen Sie daher zusätzlich die Unternehmensanschrift beim Mitarbeiter im Personen-Export. Diese Anschrift wird in der FundraisingBox direkt beim Unternehmen gespeichert und musste bisher separat exportiert werden.

Damit die Hauptanschrift des Unternehmens beim jeweiligen Mitarbeiter exportiert wird, wählen Sie die entsprechenden Spalten unter Einstellungen > Export aus.

FundraisingBox Export von Unternehmens-Adresse

CSV-Spalten in den Export-Einstellungen auswählen.

Wichtig ist, dass Sie die “benutzerdefinierte Version” des Exports verwenden. Nur in dieser Version ist die Unternehmens-Haupt-Anschrift und auch zukünftig neue Export-Spalten enthalten. Sollten Sie z. B. weiterverarbeitende CSV-Scripte im Einsatz haben, beachten Sie bitte, dass diese bei einer Änderung der Export-Version angepasst werden müssen.

Spenderkommunikation auf den ersten Blick

Spenderkommunikation auf den ersten Blick

Neben der reinen Datenerfassung ist auch der komplette Kommunikationsverlauf, den Sie mit einem Spender haben, relevant. Ausgezeichnete Spenderbetreuung ist die Voraussetzung für zufriedene Spender! Die Basis dafür bildet reibungslose und gute Kommunikation. Nur so können Spender langfristig gebunden werden.

Daher wurde das FundraisingBox-CRM um den neuesten Kommunikationsverlauf im Cockpit erweitert. Neben der gewohnten Spendenstatistik und den neuesten Spenden, wird Ihnen nun auch die aktuelle Kommunikation auf den ersten Blick angezeigt.

Neben manuell eingetragener Kommunikation gibt es noch einige System-E-Mails, u.a. die Dankes-E-Mail. Damit der Kommunikationsverlauf übersichtlich bleibt, kann daher jeder Nutzer selbständig festlegen, welche Kommunikation angezeigt wird:

  • Alles
  • Keine System-E-Mails
  • Nur System-E-Mails

FundraisingBox_Cockpit_Neueste_Kommunikation

Diese Auswahl wird gespeichert und ist bei zukünftigen Logins entsprechend eingestellt. Der neue Kommunikationsverlauf ist zusätzlich in der Personenansicht verfügbar und Sie können die Spenderkommunikation z.B. nur nach System-E-Mails durchsuchen. In Kombination mit der neuen Mini-Kommunikationssuche sind Sie jederzeit gut informiert und erhöhen Ihre Produktivität.

Beachten Sie bitte, dass die neueste Kommunikation nur bei gebuchtem CRM (Kontakt- und Spendenmanager) und nur Nutzern mit entsprechenden Nutzerrechten angezeigt wird.

Newsletter-Dienstleister für Non-Profits

E-Mail-Newsletter mit den richtigen Dienstleistern als effiziente und günstige Alternative zu klassischen Mailings

Briefe in größerer Stückzahl zu versenden, ist mühsam, teuer und aufwendig. E-Mails in großer Stückzahl zu versenden ist zwar nicht teuer, aber für die meisten NGOs sowohl aufwendig als auch technisch zu schwierig. Denn wer schon einmal versucht hat, aus seinem normalen E-Mail-Account heraus hunderte oder gar tausende von E-Mails zu verschicken, der wird schnell merken, wie man hier an seine bzw. die Grenzen eines normalen E-Mail-Providers stößt. Ganz davon abgesehen, das man nicht bei 2.000 E-Mails die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ aktivieren kann, um die Öffnungsrate seines Newsletters zu messen.

Um sich von Anfang ein eine zukunftssichere Newsletter-Versendung und auch Newsletter-Verwaltung aufzubauen, sollte man lieber auf einen der professionellen Anbieter zurückgreifen. Die Anbieter unterscheiden sich vor allem in der Bereitstellung: Als SaaS-Anbieter oder als Programm, das auf dem eigenen Rechner bzw. Server läuft (phplist oder OpenEMM). Letztere bekommen zwar gute Kritiken, lassen jedoch Punkte in der Anwenderfreundlichkeit liegen. Darüber hinaus besteht bei Lösungen auf dem eigenen Server immer das Problem der Updates und unterschiedlichen Lizenzen und Konfiguration bei mehr als einem genutzten Rechner. Die online zur Verfügung stehenden Tools haben wie generell bei Software-as-a-Service den Vorteil, rechnerunabhängig größtmögliche Flexibilität bei höchster Sicherheit zu bieten. Darüber hinaus sind SaaS-Lösungen immer auf dem neuesten Stand der technischen Entwicklung.

Ein wichtiger Punkt unabhängig vom ausgewählten Dienstleister: Jeder Newsletter sollte die Eintragung über das “Double-Opt-In“- oder wenigstens das “Confirmed Opt-In”-Verfahren ermöglichen bzw. über eine Textzeile am Ende des Textes das Abmelden vom Newsletter auf recht einfache Weise ermöglichen. Auf diese Weise reduziert man die Gefahr, vom Empfänger als Spam markiert zu werden. Je mehr Spam-Markierungen man bekommt, desto eher die Wahrscheinlichkeit, das die eigene Absenderadresse bei E-Mail-Providern von vorne herein als Spam klassifiziert wird.

Newsletterversand mit SaaS-Lösungen

In vielen Bereichen sind Online-Lösungen heute Standard. Das gilt nicht nur für Hosting sondern eben auch für Mailings. Grundidee dahinter: Zeit und oft auch Kostenersparnis gegenüber anderen Lösungen, egal ob Lizenz oder Freeware. Schließlich muss man sich nicht um Installation, Wartung und Weiterentwicklung kümmern. Das alleine sollte einer Non-Profit-Organisation schon das Geld wert sein. Denn es reduziert mögliche Fehler und Komplikationen und erlaubt es, mehr Zeit mit den eigentlichen Kernaufgaben der Organisation zu verbringen.

Wenn eine deutsche Benutzerführung wichtig ist, kommt die deutsche Lösung CleverReach ins Spiel. Sie bietet erfreulicherweise eine ähnlich kundenfreundliche Preisgestaltung wie die amerikanischen Konkurrenten und lässt den Kunden die Wahl zwischen monatlich wechsel- oder pausierbaren Paketen mit festen Versandlimits oder der Abrechnung auf Prepaid-Basis.

Einer der bekanntesten Services im englischsprachigen Raum ist Aweber. Das Unternehmen ist seit 1998 am Markt und verfügt über einen sehr hilfreichen Blog und Newsletter mit nützlichen Tipps zum Thema E-Mail-Marketing. Der Blog sollte von jedem besucht werden, um einen guten Überblick über das Thema Newsletterversendung zu bekommen.  Preislich rangiert Aweber bei $19 monatlich, $49 quartalsweise oder $194 jährlich für 500 Empfänger. Bei mehr Empfängern gibt es weitere teurere Stufen.

MailChimp liefert bei Kampagnen in diesem Umfang sogar kostenfrei. Bis 500 Empfänger und 12.000 E-Mails pro Monat bleibt MailChimp kostenlos, ab 501 Empfängern werden dann entweder $15 pro Monat fällig oder man bezahlt für jede einzelne Mail (ab 0,005 Cent). Die Feature-Liste ist sehr umfangreich und enthält von Google Analytics Integration über A/B Split Testing bis zu einer API-Schnittstelle fast alles Wünschenswerte.  Zur einfachen Integration von anderen Programmen und Webdiensten werden unter anderem Plugins für Drupal, Joomla, Magento, osCommerce und WordPress angeboten.

CampaignMonitor ist nach eigenen Angaben ein Dienst für “Designer und ihre Kunden”. Der Funktionsumfang mit Werkzeugen wie Listen-Verwaltung, Bounce-Management, Klick-Tracking und Erfolgsauswertung ist hoch. Besonderen Wert legt man bei Campaignmonitor auf“Designfunktion für schöne E-Mails” sowie die White-Label und Resell-Möglichkeiten. Das Abrechnungsmodell eignet sich gut für einen Test denn  es gibt keine monatlichen Grundgebühren, sondern nur Kosten pro verschickter E-Mail. Pro Kampagne die an mehr als 5 Empfänger geht 5 Dollar plus 1 Cent für jeden Empfänger. Bei 500 Empfängern wären das also $10. Daneben gibt es auch Paketpreise mit Stufen von 15 – 500 Dollar im Monat.

Newsberry ist auch kostenlos, allerdings nur bis zu einer Anzahl bis 100 Empfänger. Darüber hinaus gibt es stufenweise Pakete (bis 500 Empfänger $5, bis 2500 Empfänger $15, usw.). Die Anzahl der zu sendenden E-Mails ist dabei nicht beschränkt und es gibt kostenloses Hosting für integrierte Bilder dazu. Auch eine Zahlung pro Mail ist möglich, 500 Stück kosten einzeln beispielsweise 7,50 Dollar.

Sendloop hat entweder monatliche Flatrates (z.B. $35 für 2500 Empfänger) oder keine monatlichen Kosten und nur die Berechnung der E-Mails. mit genau 1 Cent. Ergibt bei einer Mail-Kampagne an 1500 Empfänger zum Beispiel 15 Dollar. Auch Sendloop hat die üblichen Verwaltungs-, Template-, Analyse- und Integrations-Features. Pro Monat gibt es 25 kostenlose Credits (Mails).

ConstantContact (bis 500 Empfänger $15 pro Monat) und iContact (250 Empfänger $9,95 pro Monat, 2.500 Empfänger $29, usw.) sind weitere Tools, die ähnliche Preis- und Funktionsparameter haben.